不動産業向け文書管理システムおすすめ8選｜選び方と費用相場も解説

【こんな企業におすすめ】
・文書管理の知見が豊富な企業が提供するシステムを導入したい方
・文書量が多く必要書類を探す手間を減らしたい方
・管理すべき書類が分散しており、運用支援まで受けたい方

不動産文書管理サービスパッケージは、日本レコードマネジメント株式会社が提供する不動産業界向けの文書管理サービスです。50年にわたる文書管理の知見を活かし、契約書や図面、申請書類など、紙と電子データが混在しやすい不動産文書を一元管理できます。

必要な資料をすばやく検索・閲覧できるため、書類を探す手間の削減や監査時の資料提示の効率化に役立つ点が特徴です。

また、管理ルールの統一や専任チームによる運用支援にも対応しており、担当者ごとに管理方法が異なる企業でも、継続しやすい文書管理体制を構築できます。拠点や部署ごとに書類管理が分散している不動産会社におすすめです。  

【こんな企業におすすめ】
・法令対応もしっかりした文書管理システムを導入したい不動産業の方
・不動産管理システムと連携して活用できるシステムをお探しの方
・アクセス権限を管理して文書の漏洩や改ざん防止を徹底したい方

@knowledgeは、プロパティデータバンク株式会社が提供するドキュメント管理DXサービスです。契約書や請求書などのビジネス文書を電子管理できるオンラインストレージで、e-文書法や電子帳簿保存法にも対応しています。

不動産管理クラウド「@property」と連携できる点が特徴で、物件や契約に関わる文書を不動産管理業務と紐づけて扱いやすいのが強みです。文書登録時に管理項目やタグを設定できるため、契約書・請求書・取引書類を分類しやすく、必要な書類を検索やフィルタリングですばやく確認できます。

また、@propertyのアクセス権限を同期できるため、担当物件や部門ごとの閲覧範囲を管理しやすく、複数部署で文書を共有する不動産会社にもおすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・物件情報などと紐づけて文書を管理して検索性を向上させたい方
・AI-OCRで文書のデータ化や入力を効率化したい方
・クラウドとオンプレミスを選べるシステムをお探しの方

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理・情報共有システムです。契約書や図面、社内稟議書など多様な文書を一元管理できるため、紙・PDF・Office文書が混在しやすい不動産会社の文書管理に適しています。

高精度な全文検索機能により、物件名や契約先、文書内のキーワードから必要な書類をすばやく探せる点が強みです。また、AI-OCRを活用した文書情報の読み取りやワークフロー機能にも対応しており、契約書の確認・承認、図面管理、ペーパーレス化を進めやすくなります。

クラウド版とオンプレミス版を選べるため、拠点数やセキュリティ要件に合わせて導入したい不動産会社におすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・アクセス権設定により契約書や物件関連資料を安全に管理したい方
・クラウドとオンプレミスを選べるシステムをお探しの方
・AIを活用して自然な言語で資料や情報を検索したい方

活文 Contents Lifecycle Managerは、株式会社日立ソリューションズが提供する文書管理システムです。契約書や申請書、会議資料、工事関連書類などを一元管理でき、紙・電子データが混在しやすい不動産会社のペーパーレス化に役立ちます。

アクセス権設定や監査証跡ログにより、契約情報や物件関連資料を安全に管理できる点も特徴です。オンプレミス版とクラウド版を選べるため、セキュリティ要件や運用体制に合わせて導入できます。

また、企業内検索基盤と連携した対話型AI検索により、自然な言葉で質問して必要な資料や情報を探せるため、契約確認や監査対応、社内問い合わせの効率化を進めたい不動産会社におすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・文書管理データベースを自社業務に合わせてカスタマイズしたい方
・契約審査や社内稟議の電子化にシステムを活用したい不動産業の方
・JIIMA認証取得のシステムを導入したい中堅以上の不動産業の方

SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向けの業務デジタル化クラウドです。ノーコードでWebデータベースやワークフローを構築できるため、契約書、請求書、稟議書、物件関連書類などを部署横断で管理したい不動産会社に適しています。

物件名や契約先、取引日、金額などの項目を設定して文書を整理でき、必要な書類を検索しやすい状態で保管できます。また、複雑な承認ルートや条件分岐にも対応しており、契約審査や社内稟議の電子化にも有効です。

電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引に関するJIIMA認証も取得しているため、法令対応や内部統制を重視する中堅・大手不動産会社におすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・契約書の確認から承認、保管までシステムで一元管理したい方
・複数拠点で管理する書類を簡単に検索・共有したい不動産業の方
・ガバナンス強化に対応したシステムを安心して利用したい方

intra-mart Accel Documentsは、株式会社NTTデータ イントラマートが提供する文書管理システムです。契約書や物件図面、申請書類、社内稟議書など、不動産業で扱う文書を一元管理できます。

文書管理とワークフローを連携できるため、契約書の確認・承認から保管までをシステム上で進められ、紙やメールに依存した業務を減らせます。全文検索やバージョン管理にも対応しており、複数拠点で書類を共有する場合でも、必要な資料を探しやすく、最新版の取り違えを防ぎやすい点が特徴です。

権限管理やガバナンス強化にも対応しているため、契約情報や個人情報を安全に管理したい不動産会社におすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・多拠点やパートナー会社との書類のやり取りの多い不動産業の方
・電子サイン機能を活用して契約業務も同じ環境で電子化したい方
・AIを活用して文書内容の要約や分析にもシステムを利用したい方

Boxは、株式会社Box Japanが提供するクラウド型のコンテンツ管理プラットフォームです。契約書や物件図面、重要事項説明書、社内資料などを安全に保管・共有できるため、本社・店舗・外部パートナー間で書類のやり取りが多い不動産会社に適しています。

細かなアクセス制御やセキュリティ機能により、契約情報や個人情報を含む文書を管理しやすい点が特徴です。電子サイン機能のBox Signを使えば、契約書などの署名・承認・追跡も同じ環境で進められます。

また、Box AIにより、リース契約書や財務書類などの内容要約や分析も可能。書類共有の効率化だけでなく、契約確認や社内外の文書活用を進めたい不動産会社におすすめです。

【こんな企業におすすめ】
・文書管理も可能な不動産案件管理システムを導入したい方
・文書管理の属人化を防ぎたい方
・取引件数が多く文書管理の業務効率化を図りたい方

PICKFORM 案件管理は、株式会社PICKが提供する不動産・建築業界向けの契約・案件管理サービスです。文書管理専用システムではありませんが、売買契約や賃貸借契約に関わる案件情報、契約書類、取引の進捗をまとめて管理できるため、不動産取引に伴う書類管理を効率化したい企業に適しています。

案件ごとに契約手続きや関連書類を整理できるため、担当者ごとに契約書や申込書の保管場所が分かれる状況を防ぎやすい点が特徴です。

電子契約と案件管理を連動させられるため、契約書の作成・締結・管理までの流れを可視化しやすく、取引件数が多い不動産仲介会社や売買・賃貸管理業務を効率化したい企業におすすめです。