観光・ホテル業界向け電子契約サービスおすすめ7選比較｜選び方や費用相場を解説
更新日 2026年08月10日
観光・ホテル業界向けの電子契約サービスは、対応する契約業務、管理のしやすさ、取引先の使いやすさ、料金体系を比較して選ぶことが重要です。ホテルや旅館では、清掃・リネン・設備保守会社、仕入先、旅行会社、法人顧客など、さまざまな取引先との契約が発生します。契約業務や管理体制に合うサービスを導入すれば、押印や郵送にかかる作業を減らし、契約締結や契約書管理を効率化できます。
本記事では、観光・ホテル業界におすすめの電子契約サービス7選を比較し、選び方、活用できる業務、導入メリット、費用相場、導入を成功させるポイントを解説します。
観光・ホテル業界で電子契約サービスを活用できる主な業務
ホテルや旅館では、仕入先や業務委託先、旅行会社、法人顧客、従業員など、相手や目的の異なる契約が発生します。電子契約サービスは、こうした契約の締結や管理をオンライン化し、紙の受け渡しや契約書の分散を減らすために活用できます。主な活用対象は次のとおりです。
- 清掃・リネン・設備保守会社との業務委託契約
- 食材・備品・アメニティなどの仕入先との取引契約
- 旅行会社・OTA・法人顧客との宿泊・送客契約
- 宴会・会議・団体宿泊に関する利用契約
- テナントや館内事業者との賃貸借・業務提携契約
- 従業員や業務委託スタッフとの雇用・委託契約
ただし、対応できる契約書の種類や、作成・承認・締結・保管までの機能範囲はサービスによって異なります。自社で電子化したい契約や現在の管理方法を整理したうえで、必要な機能を備えたサービスを比較することが重要です。
観光・ホテル業界で電子契約サービスを導入するメリット
電子契約サービスを導入すると、契約書の印刷・押印・郵送に伴う作業や費用を減らし、取引先との締結を迅速化できます。さらに、本部や部署に分散していた契約情報を集約し、必要な書類や更新期限を把握しやすくなる点もメリットです。ここでは、契約業務の効率化、コスト削減、情報管理の一元化、紛失・更新漏れの防止という4つの導入効果を解説します。
電子契約サービスを導入すると、契約書の印刷・製本・押印・郵送にかかる作業を減らし、契約締結までの時間を短縮できます。ホテルや旅館では、清掃・リネン・設備保守会社、仕入先、旅行会社など、さまざまな取引先との契約が発生します。紙で契約する場合は、書類の受け渡しや返送待ちによって手続きが滞りやすく、担当者による進捗確認も必要です。
電子契約なら、契約書をオンラインで送付し、取引先が内容確認や署名を行った後、締結済みの書類をそのまま保管できます。申請・承認ワークフローに対応するサービスでは、社内確認から取引先への送付までを一連の流れで進めることも可能です。契約手続きにかかる日数が減れば、委託業務や取引の開始も早められます。
電子契約サービスを利用すると、印紙税の課税対象となる紙の契約書を電子化することで印紙税の負担を抑えられるほか、用紙代、封筒代、郵送費などの削減につながります。ホテルや旅館では、業務委託契約、仕入契約、工事請負契約、法人利用契約などを継続的に締結するため、契約件数が多いほど紙による費用も積み重なります。書類の印刷や封入、郵送を担当する従業員の作業時間も、契約業務に伴うコストの一つです。
電子契約へ切り替えれば、契約書の送付・締結をオンラインで進められ、紙を保管するファイルや保管スペースも減らせます。ただし、サービスの月額料金や送信料が発生するため、すべての契約を電子化すれば必ず安くなるとは限りません。月間の契約件数と現在の印紙代・郵送費を整理し、導入後の費用と比較することが大切です。
電子契約サービスを導入すると、ホテルや旅館の各部署、本部、運営会社などに分散していた契約情報をまとめて把握できます。紙の契約書を施設や部署ごとに保管している場合、管理部門が契約内容を確認するには、担当者への問い合わせや原本の取り寄せが必要です。保管場所や管理方法が統一されていないと、契約件数や取引状況を正確に確認できない恐れもあります。
契約書を電子データで集約すれば、契約先、契約種別、締結日、担当部署などの条件で検索でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。閲覧権限を設定できるサービスな ら、担当部署には必要な契約書だけを共有しながら、管理者は全体の状況を確認可能です。契約情報を横断的に把握できることで、取引先の重複や契約条件の違いも見つけやすくなります。
電子契約サービスで契約書を一元管理すると、紙書類の紛失や保管場所の不明、契約期限の見落としを防ぎやすくなります。ホテルや旅館では、設備保守、清掃、リネン、食材調達など、一定期間ごとに更新が必要な契約を複数扱います。担当者の異動や退職によって管理が引き継がれないと、更新期限を過ぎたり、不要な契約が自動更新されたりする可能性があります。
契約期限や更新日を登録し、事前に通知できるサービスを利用すれば、担当者が確認すべき契約を把握できます。締結済みの契約書も検索可能な状態で保管されるため、原本を探す手間や誤って廃棄するリスクを抑えられます。更新前に契約条件や取引状況を見直せるようになり、継続・変更・終了の判断も計画的に進められます。
観光・ホテル業界向け電子契約サービスの選び方・ポイント
観光・ホテル業界向けの電子契約サービスは、対応する契約書や業務工程、セキュリティ対策・権限管理、取引先の使いやすさ、料金体系を比較して選ぶことが重要です。契約書の作成から承認・締結・保管まで、どこを電子化したいかによって適したサービスは異なります。ホテルや旅館の契約業務と管理体制を整理したうえで、必要な機能を過不足なく備えたサービスを選びましょう。
電子契約サービスを選ぶ際は、ホテルや旅館で電子化したい契約書の種類と利用業務に対応しているかを確認してください。清掃・リネン・設備保守会 社との業務委託契約、食材や備品の仕入先との取引契約、旅行会社や法人顧客との宿泊契約など、扱う書類は宿泊施設によって異なります。対象外の書類が多いと、紙での締結が残り、業務を十分に効率化できません。
契約書の送信・署名だけでなく、雇用契約や団体利用の申込書、秘密保持契約など、今後電子化する可能性がある書類まで洗い出すことが大切です。テンプレート作成、一括送信、対面での署名、紙契約書の取り込みなど、利用場面に必要な機能も照らし合わせましょう。対象書類と業務範囲を先に整理すると、必要以上に高機能なサービスを選ぶことも防げます。
観光・ホテル業界で必要な契約工程に対応しているかを確認し、効率化したい範囲に合う電子契約サービスを選びましょう。サービスによって、契約書の送信・署名だけに対応するものと、契約書の作成、社内申請・承認、締結後の保管まで一連の工程を管理できるものがあります。対応範囲が合わないと、メールや別のツールを併用する作業が残り、契約状況も把握しにくくなります。
本部や管理部 門の承認を経て取引先へ契約書を送る宿泊施設では、テンプレート作成、申請・承認ワークフロー、進捗管理、検索・保管機能の有無を比較してください。一方、作成や承認は既存の方法を続け、締結のみ電子化する場合は、必要な機能を絞ったサービスも選択肢です。現在の手順と電子化したい工程を整理すると、過不足のないサービスを判断できます。
契約書には、取引条件や金額、従業員情報などの機密情報が含まれるため、セキュリティ対策と権限管理機能を確認することが重要です。通信・保存データの暗号化、二要素認証、IPアドレス制限、操作ログの記録などに対応しているかを比較しましょう。対策が不十分だと、不正アクセスや誤操作によって契約情報が漏えいするリスクがあります。
複数のホテルや旅館、部署で利用する場合は、宿泊施設別・部署別・役職別に、閲覧・作成・承認・送信の権限を分けられるかも確認が必要です。第三者認証の取得状況やデータの保管・バックアップ体制、退職者や異動者のアカウントを停止できるかまで確認すると、自社の管理体制に合うサービスを判断しやすくなります。
取引先が迷わず署名できる締結方法を選ぶことで、問い合わせや差し戻しを減らし、契約手続きを円滑に進められます。ホテルや旅館の取引先には、清掃会社、地域の仕入先、旅行会社、法人顧客などが含まれ、電子契約への習熟度もさまざまです。専用アカウントの作成や複雑な操作が必要なサービスでは、相手側の負担が導入の妨げになる恐れがあります。
メールに届いたリンクから署名できるか、スマートフォンでも内容を確認しやすいか、本人確認の方法が取引先に合っているかを確かめてください。宴会や団体宿泊など対面で説明する契約がある場合は、タブレットなどを使った対面署名への対応も候補になります。海外企業との契約がある宿泊施設では、多言語表示への対応も比較すると、利用場面に合うサービスを絞り込めます。
契約件数や利用人数に合う料金体系を選ぶことで、利用量が増えた際の予算超過や、使わない機能への過剰な支払いを避けられます。電子契約サービスには、月額固定制、ユーザー課金、送信件数に応じた従量課金などがあり、基本料金に含まれる件数や機能も異なります。料金の安さだけで判断すると、運用開始後に追加費用が発生する可能性があります。
月間の契約送信件数、利用する拠点・部署、担当者数を見積もり、初期費用、月額料金、送信料、保管料、オプション料金を含む総額を比較してください。繁忙期に宴会・団体利用や雇用契約が増えるホテルや旅館では、件数超過時の単価も確認が必要です。将来の拠点追加や利用者増加を想定し、上位プランへの変更条件まで把握すると、継続運用に適したサービスを判断できます。
観光・ホテル業界向けの電子契約サービスには、契約締結のしやすさ、契約書管理の方法、承認フロー、料金体系などにそれぞれ特徴があります。ここでは、ホテルや旅館の契約業務に活用しやすい電子契約サービス7選を紹介します。各サービスの強みや向いている企業を比較し、運用に合う候補を絞り込みましょう。
サービス名 | おすすめの宿泊施設 |
|---|
クラウドサイン | 複数施設・部署の契約を横断管理したいホテル・旅館 |
電子印鑑GMOサイン | 紙と電子の契約書を一元管理したいホテル・旅館 |
マネーフォワード クラウド契約 | 契約件数が多くてもコストを抑えたいホテル・旅館 |
BtoBプラットフォーム 契約書 | 本部・現場間の承認フローを整えたいホテル・旅館 |
freeeサイン | 初めて電子契約サービスを導入するホテル・旅館 |
WAN-Sign | 紙の原本保管と電子契約を一体管理したいホテル・旅館 |
invoiceAgent 電子契約 | 既存の帳票・文書管理システムと契約を一体運用したいホテル・旅館 |
クラウドサイン
弁護士ドットコム株式会社
出典：クラウドサイン https://www.cloudsign.jp/
無料プランあり
IT導入補助金対象
上場企業導入実績あり
複数施設・部署の契約を横断管理したいホテル・旅館向け
強み
・国内導入250万社超、送信件数4000万件超の実績を持つ
・相手方はメールアドレスのみで内容確認・同意ができ、アカウント登録の負担がない
・対象プランでは紙の契約書をインポートし、電子契約と合わせて一元管理できる
弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウドサインは、国内で広く利用されている電子契約サービスの一つです。取引先はメールアドレスがあればアカウント登録なしに契約内容を確認・締結できるため、清掃業者や仕入れ先など多数の取引先を抱えるホテル・旅館でも導入時の負担を抑えやすい点が特徴です。
対象プランでは紙の契約書をインポートし、電子契約と合わせて検索・管理できるため、施設ごとに分散しがちな契約書の状況把握にも役立ちます。承認権限設定や複数部署管理機能は上位プランで利用できるため、本部と各施設の承認フローに合わせたプラン選定を検討したいところです。
主な機能
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能（立会人型）
電子印鑑GMOサイン
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
出典：電子印鑑GMOサイン https://www.gmosign.com/
無料プランあり
IT導入補助金対象
上場企業導入実績あり
紙と電子の契約書を一元管理したいホテル・旅館向け
強み
・350万社以上が利用し、累計送信件数5,000万件超の実績を持つ
・契約印タイプ（立会人型電子署名）の送信料は1件あたり100円
・対象プランではスキャン文書管理に対応し、紙の契約書も一元管理できる
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の電子印鑑GMOサインは、350万社以上に利用されている電子契約サービスです。契約印タイプ（立会人型電子署名）の送信料は1件あたり100円で、契約件数が多いホテル・旅館でも運用コストを見積もりやすい料金体系となっています。
対象プランではスキャン文書管理機能により、紙で締結済みの契約書もシステム上で一元管理できます。また、ワークフロー固定機能で承認順序を必須設定にできるため、本部と各施設の承認フローを明確にしたい場合に活用できます。当事者型電子署名にも対応しており、より厳格な本人確認が求められる契約にも対応可能です。
主な機能
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能（当事者型）
マネーフォワード クラウド契約
株式会社マネーフォワード
出典：マネーフォワード クラウド契約 https://biz.moneyforward.com/contract/
契約件数が多くてもコストを抑えたいホテル・旅館向け
強み
・契約書の送信料・保管料が0円で、送信・保管件数による追加費用が発生しない
・紙や他社の電子契約サービスで締結した契約書もまとめて一元管理できる
・AI-OCRによる契約情報の自動入力や契約期間のアラート通知に対応
株式会社マネーフォワードが手がけるマネーフォワード クラウド契約は、契約書の送信料・保管料がかからず、送信・保管件数による費用の増加を抑えやすい料金体系です。清掃、リネン、食材仕入れなど取引先が多岐にわたるホテル・旅館でも、契約件数を気にせず運用しやすい設計といえます。
紙の契約書や他社の電子契約サービスで締結した契約書もまとめて取り込み、一元管理できる点も特徴です。AI-OCRによる契約情報の自動入力や契約期間のアラート通知機能により、施設ご とに分散しがちな更新期限の把握にもつながります。社内申請ワークフローの設定機能も備えており、承認フローの整備を検討する宿泊施設に向いています。
主な機能
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能（立会人型）
- 契約書の一括送付
BtoBプラットフォーム 契約書
株式会社インフォマート
出典：BtoBプラットフォーム 契約書 https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp
無料プランあり
IT導入補助金対象
上場企業導入実績あり
本部・現場間の承認フローを整えたいホテル・旅館向け
強み
・120万社以上が利用するBtoBプラットフォーム上で契約業務を電子化できる
・ワークフロー機能や参照者設定により、社内承認や権限管理を可視化できる
・契約期限切れアラートや全文検索など、契約書管理機能が充実している
株式会社インフォマートのBtoBプラットフォーム 契約書は、120万社以上が利用するBtoBプラットフォーム上で提供される電子契約サービスです。ワークフロー機能により社内承認の流れを可視化でき、参照者設定や権限管理機能も備えているため、本部と各施設の間で承認フローが複雑になりがちなホテル・旅館にも運用しやすい設計です。
契約期限切れを防ぐアラート機能やタグ設定、全文検索機能により、施設ごとに分散した契約書も探しやすくなります。紙で締結した契約書もアップロード登録できるため、既存の紙契約から電子契約へ段階的に移行したい場合の選択肢になります。
主な機能
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能（当事者型）
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
freeeサイン
freee株式会社
出典：freeeサイン https://www.freee.co.jp/sign/
無料プランあり
トライアルあり
IT導入補助金対象
上場企業導入実績あり
初めて電子契約サービスを導入するホテル・旅館向け
強み
・契約書テンプレートを約100種類、無料で利用できる
・各プランに電子サインの無料送信枠が含まれ、無料枠を超えた分は1通あたり100円で利用できる
・freee会計やfreee人事労務など、他のfreeeプロダクトと連携できる
freee株式会社が提供するfreeeサインは、契約書テンプレートを約100種類無料で利用でき、初めて電子契約サービスを導入する担当者でも契約書を作成しやすい設計です。Starterプランはユーザー数無制限で、電子サインの無料送信枠も含まれているため、小規模な運用から契約業務の電子化を始めやすい料金体系となっています。
Advance・Enterpriseプランでは内部統制機能が強化されており、複数部署での利用にも対応します。freee人事労務との連携により雇用契約書の管理も可能なため、清掃・接客スタッフの雇用契約を含めて契約業務全体を効率化したいホテル・旅館にも選択肢となります。
主な機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能（当事者型）
- 電子サイン機能（立会人型）
WAN-Sign
株式会社NXワンビシアーカイブズ
出典：WAN-Sign https://wan-sign.wanbishi.co.jp/
無料プランあり
IT導入補助金対象
上場企業導入実績あり
紙の原本保管と電子契約を一体管理したいホテル・旅館向け
強み
・基本プランは初期費用0円、月額費用0円から利用できる
・紙の契約書原本を情報管理センターで保管し、電子契約 と一元管理できる特許取得済みの仕組みを持つ
・セキュリティ・内部統制機能が追加費用なしで標準搭載されている
株式会社NXワンビシアーカイブズが運営するWAN-Signは、初期費用・月額費用0円の基本プランから利用できる電子契約サービスです。立会人型の認印版は月10件まで、当事者型の実印版は月3件まで無料で締結できるため、契約件数が少ない段階からスモールスタートしやすい料金体系です。なお、実印版の利用には電子証明書の発行料が別途かかります。
紙の契約書原本を情報管理センターで保管し、電子契約と一元管理できる特許取得済みの仕組みも特徴です。暗号化やIPアドレス制限などのセキュリティ・内部統制機能も標準搭載されているため、複数施設・部署にまたがる契約情報を安全に管理したい宿泊施設に向いています。
主な機能
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能（当事者型）
invoiceAgent 電子契約
ウイングアーク1st株式会社
出典：invoiceAgent 電子契約 https://www.wingarc.com/product/ia/contract/index.html
既存の帳票・文書管理システムと契約を一体運用したいホテル・旅館向け
強み
・料金体系は初期費用＋基本料金（月額）＋契約数に応じた追加料金
・月50契約未満向けの小規模利用プランが用意されている
・電子署名・タイムスタンプに加え、印鑑管理機能や契約プロセスの通知機能を搭載
ウイングアーク1st株式会社のinvoiceAgent電子契約は、初期費用と基本料金（月額）、契約数に応じた追加料金で構成される料金体系のサービスです。月50契約未満の利用を想定した小規模利用プランも用意されており、契約件数がそれほど多くない施設からでも導入を検討しやすい設計です。
承認者の承認をもって電子署名とタイムスタンプが付与される仕組みに加え、印鑑管理機能や契約プロセスの通知機能を備えており、承認漏れの防止に役立ちます。文書管理機能では契約書とそれに関連する取引文書を一元管理でき、既存の帳票・文書管理システムと契約業務を合わせて運用したい宿泊施設に向いています。
観光・ホテル業界で電子契約サービスの導入を成功させるポイント
電子契約サービスを定着させるには、電子化する契約書の範囲や紙契約との管理方法、申請・承認フローを導入前に整理することが重要です。取引先への案内方法や問い合わせ窓口も決めておけば、切り替え時の混乱を抑えられます。ここでは、ホテルや旅館の契約業務に合わせて整理すべき運用ルールを解説します。
電子契約サービスを導入する前に、どの契約書から電子化するかを決め、優先順位を付けましょう。ホテルや旅館では、清掃・リネン・設備保守会社との業務委託契約、仕入先との取引契約、旅行会社や法人顧客と の契約など、扱う書類が多岐にわたります。対象を定めずに導入すると、紙と電子の使い分けが曖昧になり、担当者ごとに運用が分かれる恐れがあります。
まずは契約件数が多い、印紙代や郵送費がかかる、締結までに時間を要するといった書類から始めると、導入効果を確認しやすくなります。取引先の対応状況や法務・管理部門の確認も踏まえ、今後締結する契約と既存の紙契約書をどこまで電子化するか整理してください。段階的に対象を広げることで、現場の混乱を抑えながら運用を定着させられます。
紙契約と電子契約を併用する場合は、保管場所や台帳への登録方法を統一し、同じルールで管理することが大切です。取引先の都合や契約書の種類によって紙が残ると、電子契約サービス内の書類と紙の原本が別々に管理されます。管理方法を決めていないと、どちらに契約書があるか分からず、確認や更新対応に時間がかかります。
紙の契約書をスキャンして電子契約サービスや文書管理システムへ登録するのか、別の台帳で管理するのかを事前に決めましょう。契約先、契約種 別、締結日、更新日などの登録項目もそろえると、紙・電子を問わず検索しやすくなります。原本を残す場合は、保管責任者や廃棄ルールまで明確にすることで、二重管理や紛失のリスクを抑えられます。
電子契約サービスに合わせて申請・承認ルートを設定できるよう、ホテルや旅館の部署ごとに異なる手順を整理しておく必要があります。契約書によって、現場責任者、支配人、本部、法務・経理部門など、確認すべき担当者は異なります。従来の手順を整理せずに電子化すると、不要な承認が残ったり、必要な確認が抜けたりする可能性があります。
契約書の種類や金額に応じて、誰が作成・申請・承認・送信するかを明確にしてください。複数の宿泊施設を運営している場合は、各施設で完結する契約と本部承認が必要な契約を分けると運用しやすくなります。代理承認、差し戻し、承認者不在時の対応も決めておけば、電子化後も契約手続きが滞りにくくなります。
取引先が迷わず電子契約へ対応できるよう、案内内容と問い合わせ窓口を事前に決めておきましょう。清掃会社や地域の仕入先など、電子契約に不慣れな取引先もいるため、突然メールを送るだけでは、迷惑メールと判断されたり、操作方法について問い合わせが集中したりする恐れがあります。
導入目的、契約メールの送信元、署名手順、アカウント登録の要否、問い合わせ先を簡潔にまとめ、切り替え前に周知してください。電話や紙の案内を併用する取引先の基準も決めておくと、担当者による対応のばらつきを防げます。問い合わせ窓口を本部や契約担当者に集約すれば、各ホテル・旅館の現場で個別対応する負担も減らせます。
観光・ホテル業界向け電子契約サービスの費用は、公開料金を確認できる法人向け有料プランでは、月額約6,000円〜3万円が目安です。ただし、サービスごとに課金体系が異なるため、月額料金だけでは総額を判断できません。
主な課金体系は次のとおりです。
- 月額基本料金＋契約書1通ごとの送信料
- 月額基本料金＋利用ユーザー数に応じた料金
- 月額基本料金＋送信件数や保管件数に応じた料金
- 月額基本料金のみで、一定の送信数やユーザー数を含む料金
- 承認フローやAPI連携などのオプション料金
利用者が多く契約件数が少ない場合は送信件数に応じた料金、利用者を限定して大量の契約書を扱う場合はユーザー課金や定額制が合う可能性があります。月間の送信件数、利用人数、必要な機能を整理し、印紙代や郵送費、作業時間の削減効果も含めて比較しましょう。
観光・ホテル業界向け電子契約サービスに関するよくある質問
電子契約サービスを検討する際は、契約の法的効力や取引先側の利用条件、周辺システムとの違いを理解しておく必要があります。ここでは、相手方がサービスを導入していない場合の締結方法、宿泊予約システムやホテル管理システム（PMS）との役割の違い、小規模なホテル・旅館における必要性など、導入前に生じやすい疑問に答えます。
電子契約でも、当事者の合意があれば契約は成立します。また、本人による一定の電子署名が付された電子文書は、電子署名法により真正に成立したものと推定されます。ただし、契約の種 類によっては書面での作成や交付が求められる場合があるため、電子化の可否を個別に確認することが必要です。
ホテルや旅館で電子契約を利用する際は、誰が契約権限を持つか、締結相手をどの方法で確認するか、署名日時や操作履歴をどのように保存するかを決めておく必要があります。法令で書面の作成や交付が求められる契約、社内規程で紙の原本を必要としている契約については、法務担当者や専門家へ確認したうえで電子化の対象を判断しましょう。
取引先が電子契約サービスを導入していなくても締結できますか
取引先が同じ電子契約サービスを契約していなくても、メールで届くURLから契約内容を確認し、署名できるサービスがあります。受信者側のアカウント登録が不要なサービスであれば、取引先は案内メールから手続きを進められます。
ただし、利用する署名方式や本人確認機能によっては、取引先側にもアカウント登録や電子証明書の取得が必要です。ホテルや旅館では、地域の仕入先や清掃会社など、電子契約に不慣れな取引先も想定されます。アカウント登録の要否、スマートフォンでの操作性、本人 確認の手順を比較し、相手方の負担が少ないサービスを選ぶと契約手続きを進めやすくなります。
宿泊予約システムやホテル管理システム（PMS）と電子契約サービスの違いは何ですか
宿泊予約システムやホテル管理システムは宿泊予約や客室・顧客情報を管理するためのシステムで、電子契約サービスは取引先や法人顧客との契約書を締結・保管するためのサービスです。
宿泊予約システムやホテル管理システムでは、予約受付、客室在庫、宿泊者情報、料金、チェックイン・チェックアウトなどを管理します。一方、電子契約サービスでは、契約書をオンラインで送付・締結し、締結済みの書類を保管します。管理する対象と業務の目的が異なるため、基本的には代替関係ではありません。
例えば、法人の宿泊予約や団体利用の情報はホテル管理システムで管理し、法人顧客との契約書は電子契約サービスで締結・保管します。併用する場合は、それぞれで管理する情報を決めておくと確認作業を減らせます。
受発注システムや請求書システムと電子契約サービスの違いは何ですか
受発注システムは商品やサービスの発注・受注を管理し、請求書システムは請求書の作成・送付・受領・保存を行うものです。電子契約サービスは、取引条件や責任範囲、契約期間などを定めた契約書を締結・保管する役割を担います。食材や備品の仕入れでは同じ取引先に対して利用することがありますが、それぞれが管理する書類と業務工程は異なります。
ホテルや旅館では、最初に電子契約サービスで基本取引契約を締結し、その後の個別発注を受発注システムで行い、納品後の請求処理を請求書システムで進める運用が考えられます。各システムを導入する際は、取引先情報や契約番号を連携できるか、同じ書類を重複して保存しないかを確認してください。業務ごとの役割を明確にすると、二重入力や管理の分散を防げます。
小規模なホテルや旅館でも電子契約サービスは必要ですか
小規模なホテルや旅館でも、契約件数が多い場合や紙による作業負担が大きい場合は、電子契 約サービスを導入する効果が見込めます。清掃、リネン、設備保守、食材・備品の仕入れなど、外部事業者との契約が複数ある場合、電子化によって印刷・押印・郵送の手間を減らし、締結済みの契約書を検索しやすい状態で保管できます。
一方、年間の契約件数が少なく、既存の管理方法で紛失や更新漏れが起きていない場合は、高機能なサービスが過剰になる可能性があります。まずは月間・年間の契約件数、印紙代や郵送費、契約管理にかかる時間を整理しましょう。少人数向けプランや送信件数に応じた料金を比較すると、小規模な宿泊施設でも費用に見合うサービスを判断できます。
まとめ｜ホテル・旅館に合う電子契約サービスを選び契約業務の効率化を実現
ホテルや旅館の契約業務を効率化するには、電子化したい契約書や業務工程、管理体制、取引先の使いやすさ、料金体系に合う電子契約サービスを選ぶことが重要です。適切なサービスを導入すれば、契約書の印刷・押印・郵送にかかる作業や費用を減らし、締結までの時間短縮や契約情報の一元管理につなげられます。
導入前には、電子化する契約書の範囲、紙契約との管理方法、申請・承認フロー、取引先への案内方法を整理しましょう。月額料金だけでなく、利用人数や送信件数による課金、必要なオプションも比較することが大切です。各サービスの特徴を確認し、ホテルや旅館の契約業務と運用方法に合うサービスを絞り込んでください。
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