教育機関向けオンラインストレージ7選｜選び方や活用法を解説
更新日 2026年07月30日
学校や大学、専門学校、学習塾では、教材やレポート、研究データ、校務文書、授業動画など、用途も機密性も異なるファイルを扱います。メール添付やUSBメモリで管理すると、最新版の混在や共有ミス、容量不足が起こりやすく、学外から利用しにくい場合もあるでしょう。
オンラインストレージを導入すれば、ファイルを一元管理し、学生・教職員・学外関係者ごとに共有範囲を分けられます。
本記事では、教育機関で活用しやすい7サービスを紹介。主な用途や特徴に加え、選び方、料金・容量の考え方、導入時の注意 点まで解説します。目的に合うサービスを比較する際の参考にしてください。
学校や大学、専門学校、学習塾では、教材やレポート、研究データ、校務文書、授業動画など、さまざまなファイルを扱います。メール添付やUSBメモリで管理していると、共有ミスや容量不足、学外から利用しにくいといった課題が生じることもあるでしょう。
ここでは、主な用途や権限管理、セキュリティ、外部共有のしやすさなどを踏まえ、教育機関で使いやすいオンラインストレージ7サービスを紹介します。
サービス名 | 主な 用途 | 向いている教育機関 | 主な特徴 |
|---|
DirectCloud | 課題提出・ファイル共有 | 教職員・学生間で教材や課題を安全に共有したい教育機関 | 課題提出や教材配布に活用でき、ユーザー数無制限のプランを用意 |
Box | 共同作業・外部連携 | 学内外の共同作業や既存システムとの連携を重視する教育機関 | 細かな権限管理に対応し、LMSやMicrosoft 365などと連携 |
Fileforce | ファイルサーバー移行 | 既存のファイルサーバーをクラウド化したい教育機関 | 従来のファイルサーバーに近い操作感で、AD・SSO連携や操作ログにも対応 |
Fleekdrive | 教材・校内資料の管理 | 教材や校内資料を複数部署・校舎で共有したい教育機関 | タグ検索、透かし、ダウンロード制限、動画配信に対応 |
Dropbox Education | 研究・学外との共同作業 | 学外の共同研究者と教材や研究データを共有したい大学・研究機関 | 複数端末での同期や共同作業、LMS・Web会議ツールとの連携に対応 |
Win-Get! Cloud TENMA | 課題・大容量ファイルの収集 | 学生からレポートや制作物をまとめて受け取りたい教育機関 | アカウント不要の受取フォルダを利用でき、公開期限やIP制限 も設定可能 |
Wasabi | バックアップ・アーカイブ | 研究データや授業動画を大容量で長期保管したい教育機関 | 一定の利用条件のもと、下り転送料やAPIリクエスト料金がかからず、改ざん防止にも対応 |
DirectCloud
株式会社ダイレクトクラウド
出典：DirectCloud https://directcloud.jp/
教職員・学生間で教材や課題を安全に共有したい教育機関向け
強み
・レポートや課題の提出、教材・会議資料の配布をオンライン化
・ユーザー数無制限のプランがあり、教職員や学生の増員・入れ替わりに対応しやすい
・ファイルを端末に保存せず、プレビュー表示で 個人情報を共有可能
---
DirectCloudは、株式会社ダイレクトクラウドが提供する法人向けオンラインストレージです。学生から教員へのレポート提出、教員や学校事務局からの教材・資料配布、グループ学習におけるファイル共有などに活用できます。提出されたデータをフォルダ内で一元管理でき、アクセス履歴を使って提出状況を把握することも可能です。
スマートフォンやタブレットからファイルをプレビューできるため、会議資料や生徒の行動記録などを端末に保存せずに閲覧できます。ユーザー数無制限で利用できるプランがあり、教職員の増員や入れ替わりが多い教育機関でも運用しやすい点が特徴です。教材や研究データ、個人情報を含む資料を安全に保管・共有したい大学・専門学校・学習塾などにおすすめです。
主な機能
- 電話サポートあり
- メールサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
Box
株式会社Box Japan
出典：Box https://www.boxsquare.jp/
教職員・学生・研究者が学内外で安全に共同作業したい教育機関向け
強み
・教材や研究データを一元管理し、教職員・学生間で共有
・きめ細かなアクセス権限やリモートログアウトで重要情報を保護
・学習管理システムやMicrosoft 365などの既存ツールと連携
---
Boxは、ファイルの保管・共有から共同編集、ワークフロー管理まで対応するクラウドコンテンツ管理サービスです。教育機関では、教材や講義資料の配布、グループプロジェクトでの共同作業、研究データの共有などに活用できます。場所や端末を問わずコンテンツへアクセスできるため、オンライン授業や学外での研究活動にも適しています。
フォルダやファイルごとにアクセス権限を設定できるほか、リモートログアウトなどのセキュリティ機能を備えています。BlackboardやCanvasなどの学習管理システムに加え、Microsoft 365やGoogle Workspace for Educationとの連携にも対応しており、フォルダ・ファイル単位のきめ細かな権限設定と組み合わせて既存システムを統合しやすい点が強みです。
教材・研究データ・学内文書を一元化し、情報を保護しながら教職員や学生の共同作業を進めたい大学・専門学校などにおすすめです。
主な機能
- チャットサポートあり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- メールサポートあり
Fileforce
ファイルフォース株式会社
出典：Fileforce https://www.fileforce.jp/
既存のファイルサーバーをクラウドへ移行したい教育機関向け
強み
・従来のファイルサーバーに近い操作感で利用できる
・アクセス権限や操作ログ、多要素認証で安全に管理
・ユーザー数無制限のプランがあり、大規模利用にも対応
---
Fileforceは、ファイルフォース株式会社が提供する法人向けの国産クラウドストレージです。WindowsエクスプローラーやMac Finderから利用でき、従来のファイルサーバーに近い操作感でクラウド上のファイルを管理できます。教育機関では、教材や学内文書のほか、研究データ、学会資料、学外機関と共有するファイルなどの一元管理に活用できます。
アクセス権限を細かく設定できるほか、AD・SSO連携、多要素認証、操作ログ、ランサムウェア対策などのセキュリティ機能を備えています。 データの保存先から開発・運用・サポートまで国内で提供されており、大学・学校法人など大規模組織でも人数課金を気にせず導入しやすい料金体系です。
既存のファイルサーバーや学外共有システムを統合し、管理負担とセキュリティ上の課題をまとめて見直したい大学・学校法人におすすめです。
主な機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- スマホアプリ（iOS）対応
Fleekdrive
株式会社Fleekdrive
出典：Fleekdrive https://www.fleekdrive.com/
教材や校内資料を一元管理し、最新データを共有したい教育機関向け
強み
・教材や校内資料を一元管理し、最新ファイルを共有
・閲覧・ダウンロード権限や透かし設定で情報漏えいリスクを軽減
・タグ検索や動画配信に対応し、必要な情報を探しやすい
---
Fleekdriveは、株式会社Fleekdriveが提供する法人向けオンラインストレージです。教材や講義資料、学内マニュアル、研修動画などをクラウド上に集約し、教職員間で共有できます。フォルダに分類しにくいファイルにはタグを付けられるため、保存場所が増えても必要な資料を検索しやすい点が特徴です。
ファイルごとに閲覧やダウンロードの可否を設定できるほか、ダウンロードしたPDFへの透かし挿入、共有リンクのパスワード保護やアクセス期間設定にも対応しています。動画はストリーミング形式で共有でき、端末への保存を抑えながら閲覧可能です。教材や学内情報を安全に管理し、複数の部署・校舎で最新 資料を共有したい大学・専門学校・学習塾などにおすすめです。
主な機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- スマホアプリ（iOS）対応
Dropbox
Dropbox Japan株式会社
出典：Dropbox https://www.dropbox.com/ja/individual
教材や研究データを学内外で安全に共有したい教育機関向け
強み
・教材や研究データを端末間で同期し、学内外から共有
・ユーザーや共有権限、利用状況を管理画面で一元管理
・学習管理システムやWeb会議ツールとの連携に対応
---
Dropboxの高等教育機関向けサービス「Dropbox Education」は、ファイルの保存・同期・ 共有や共同作業に対応するクラウドストレージです。教育機関では、教職員と学生による教材・課題の共有、研究者間でのデータ共有、管理部門における学内文書の保管などに活用できます。さまざまな端末やOSからファイルへアクセスできるため、学内外で研究や授業を進める大学・研究機関にも適しています。
管理者は、ユーザーやアクティビティ、ファイルの共有権限を一元管理できます。Active DirectoryやOktaなどの認証・セキュリティツールに加え、Blackboard・Canvas・Moodleなどの学習管理システム、Microsoft Teams・Slack・Zoomとの連携にも対応しており、学外の共同研究者ともスムーズに大容量データをやり取りできます。機密性の高い研究データを保護しながら、学外の共同研究者と大容量ファイルを共有したい大学・研究機関におすすめです。
Win-Get! Cloud TENMA
株式会社リプラス
出典：Win-Get! Cloud TENMA http://www.cloud-tenma.com/
学生からレポートや大容量データをまとめて受け取りたい教育機関向け
強み
・受取フォルダでレポートや制作物を授業ごとに収集
・アカウントのない学生や保護者ともURLでファイル共有
・暗号化やアクセス制限、操作ログで重要データを管理
---
Win-Get! Cloud TENMAは、株式会社リプラスが提供する法人向けオンラインストレージです。教育機関では、学生からのレポートや写真・制作物の受け取り、教材や学内資料の共有、研究データのバックアップなどに活用できます。授業やゼミごとに受取フォルダを作成し、発行したURLを案内することで、TENMAのアカウントを持たない学生からもファイルを収集できます。
受取フォルダにはパスワードや公開期限を設定できるほか、保存ファイルの暗号化、ユーザー別のアクセス権限、IPアドレス制限、操作ログなどのセキュリティ機能を備えています。パソコンやファイルサーバーのデータを自動で同期するバックアップ機能にも対応。課題提出のメールを減らし、教材・学生情報・研究資料を安全に保管したい大学や専門学校、学習塾などにおすすめです。
主な機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- クラウド（SaaS）
- スマホアプリ（iOS）対応
Wasabi
Wasabi Technologies, Inc.
出典：Wasabi https://wasabi.com/ja
研究データや映像、バックアップを長期保管したい教育機関向け
強み
・研究データや学内システムのバックアップ、アーカイブに対応
・下り転送料やAPIリクエスト料金が不要で、費用を見通しやすい
・暗号化やイミュータブルストレージで重要データを保護
---
Wasabiは、Wasabi Technologiesが提供するクラウドオブジェクトストレージです。教育機関では、学生・卒業生情報や学業データのバックアップ、研究データのアーカイブ、授業動画や監視カメラ映像の保管などに活用できます。保存容量が増えやすい大学や研究機関でも、データを単一のストレージ階層に集約できます。
従量課金制では、一定の利用条件のもとで下り転送料やAPIリクエスト料金が発生しないため、データの取り出しにかかる費用を見通しやすい点が特徴です。保存中・転送中の暗号化や多要素認証、データの削除・変更を防ぐイミュータブル機能も備えています。教材を日常的に共同編集する用途よりも、研究データや映像、学内システムのバックアップを安全に長期保管したい教育機関におすすめです。
教育機関向けオンラインストレージは、教材やレポート、研究データ、校務文書などをインターネット上で保存・共有するサービスです。ここでは、主な用途や関連システムとの違い、サービスの種類を解説します。
教材や校務文書をインターネット上で保存・共有するサービス
オンラインストレージを利用すると、教材や校務文書などをクラウド上に保存し、許可された学生・教職員がPCやスマートフォンから閲覧できます。教材の配布やレポートの回収、会議資料の共有、研究データの受け渡しなどに活用可能です。
サービスによっては、複数人での 共同編集、アクセス権限の設定、操作履歴の記録、学外関係者とのファイル共有にも対応しています。メール添付やUSBメモリによる受け渡しを減らし、ファイルの最新版を共有しやすくなる点もメリットです。
ただし、教材と個人情報、未公開の研究データでは必要な管理水準が異なります。データの内容に応じて保存場所や閲覧範囲を分けることが大切です。
学内ファイルサーバー・LMS・ファイル転送サービスとの機能的な違い
オンラインストレージと、学内ファイルサーバー・LMS・ファイル転送サービスでは、主な目的や管理方法が異なります。
種類 | 主な目的 | 教育機関での利用例 | 特徴 |
|---|
オンラインストレージ | ファイルの保存・共有 | 教材、校務文書、研究データの共有 | 学内外からアクセスでき、権限設定や共同編集に対応 |
学内ファイルサーバー | 学内でのファイル保管 | 部署・学部ごとの共有フォルダ | 自校で管理しやすいが、保守や容量増設が必要 |
LMS | 授業・学習活動の管理 | 教材配布、課題提出、成績管理 | 受講者や学習状況まで一元管理できる |
ファイル転送サービス | ファイルの一時的な送受信 | 動画や制作物などの大容量データ送信 | 継続的な保管や共同編集には向かない |
オンラインストレージ は、ファイルを継続して保存し、利用者やフォルダごとに共有範囲を設定したい場合に適しています。授業や成績を管理するLMSとは役割が異なるため、両方を連携・併用するケースもあります。
教育機関向けオンラインストレージは、主な用途から「共同編集型」「ファイル共有型」「大容量保管型」の3つに整理できます。
- 共同編集型
クラウド上の文書や表計算ファイルを複数人で編集できるタイプです。教材作成やグループ課題、会議資料の編集に適しています。
- ファイル共有型
利用者やフォルダごとに権限を設定し、安全にファイルを受け渡すタイプです。校務文書の共有、レポートの回収、学外の共同研究者とのデータ共有などに活用できます。
- 大容量保管型
研究データや授業動画、写真、バックアップデータを長期的に保存するタイプです。共同編集よりも、保存容量やデータの保全を重視する教育機関に向いています。
複数の用途に対応するサービスもあるため、授業での共同作業、校務データの共有、大容量データの保管のうち、何を優先するかを整理して選ぶことが重要です。
教育機関では、教材や校務文書、研究データ、写真・動画など、用途の異なるファイルを扱います。オンラインストレージを活用すれば、保存先をまとめながら、利用者やデータの種類に応じて共有範囲を分けられます。
教材や参考資料を授業・学年・クラスごとのフォルダで共有すれば 、学生は校内外から必要なファイルを閲覧できます。提出用フォルダを設けることで、レポートや制作物の回収にも活用可能です。
たとえば、次のような場面で利用できます。
- 講義資料や参考文献の配布
- レポートや課題ファイルの回収
- 写真・動画・デザインなどの制作物の提出
- 差し替えた教材の最新版共有
提出期限や採点、受講状況まで管理したい場合は、LMSや課題管理機能との併用が適しています。
会議資料や申請書、校内マニュアルを集約すると、教職員が必要な文書を探しやすくなります。部署や役職ごとに閲覧・編集権限を設定すれば、関係者だけに共有できます。
校務では、次のような使い方が考えられます。
- 職員会議や学内会議の資料共有
- 申請書・規程・マニュアルの一元管理
- 学部・学科・校舎ごとの文書共有
- 学生名簿や成績資料の限定公開
個人情報を含むファイルは一般文書と保存場所を分け、外部共有やダウンロードの制限、操作ログ、多要素認証などを組み合わせることが重要です。
実験結果や調査データ、論文、分析ファイルなどを保存し、他大学や企業の共同研究者と共有できます。メール添付に比べて、大容量ファイルや更新頻度の高いデータを扱いやすい点が特徴です。
研究活動では、次のように活用できます。
- 実験・観測・調査データの保存
- 論文や研究資料の共同編集
- 学外の共同研究者とのファイル共有
- 研究プロジェクトごとのデータ整理
未公開の研究データを扱う場合は、共有相手、閲覧期限、編集権限を明確にし、操作履歴を記録できるサービスを選ぶ必要があります。
授業動画・学校行事の写真・バックアップデータの保存
授業動画や学校行事の写真は容量が大きくなりやすいため、大容量のオンラインストレージが適しています。保存先を集約すれば、担当者の端末や外付け記録媒体にデータが分散するのを防ぎやすくなります。
大容量データの管理では、次のような用途があります。
- オンデマンド授業や講義録画の保管
- 入学式・文化祭・部活動などの写真保存
- 学校案内や広報活動に使う素材の管理
- 学内ファイルサーバーや校務データのバックアップ
長期保存を前提とする場合は、契約容量だけでなく、保存期間、データの取り出し費用、復旧方法まで比べることが大切です。
教育機関向けオンラインストレージは、利用目的や扱うデータ、共有相手によって適したサービスが異なります。機能の多さだけで比べず、授業・校務・研究で必要な管理方法を整理して選ぶことが大切です。
まず、オンラインストレージで改善したい業務を明確にします。教材作成やグループ課題が中心なら共同編集型、校務文書や提出物を安全に扱いたい場合はファイル共有型、研究データや動画を保管したい場合は大容量保管型が適しています。
教材の共同編集が目的なら編集 機能、個人情報の管理が目的なら権限設定や操作ログ、バックアップが目的なら容量や復旧方法を重視します。複数の用途に対応するサービスもありますが、優先する業務を決めておくと比較しやすくなります。
教育機関では、学生、教員、事務職員、共同研究者など、立場の異なる利用者が同じサービスを使います。そのため、ファイルやフォルダごとに閲覧・編集・共有の権限を設定できるかが重要です。
学生は閲覧のみ、教職員は編集可能といった設定に加え、学部・学科・校舎ごとに共有範囲を分けられるかも確認します。卒業・退職した利用者のアクセス停止や、学外関係者への期限付き共有に対応していると、アカウント管理も行いやすくなります。
個人の保存領域だけで運用すると、卒業や退職時にファイルを引き継げない可能性があります。利用者が離れても、組織内にファイルを残せる共有領域があるかも見ておきましょう。
学生名簿や成績情報、未公開の研究データを保存する場合は、不正アクセスや情報漏えいへの対策が欠かせません。パスワードに別の認証を加える多要素認証や、閲覧・編集・ダウンロードの履歴を残す操作ログに対応しているかを比べます。
私物端末や未登録端末からのアクセスを制限できるか、接続元のIPアドレスや利用場所を絞れるかも重要です。ファイルのダウンロードやコピー、印刷を制限できれば、機密性の高いデータをより管理しやすくなります。
利用できるセキュリティ機能は契約プランによって異なります。必要な機能が標準で含まれるか、上位プランや追加料金が必要かまで把握しておきましょう。
共同研究者や非常勤講師、外部委託先とファイルを共有する場合は、相手が有料アカウントを持っていなくても利用できるかを確認します。共有URLの発行やゲスト招待、パスワード、閲覧期限などを設定できると、学外との受け渡しを管理しやすくなります。
教材や研究資料を複数人で更新する場合は、同時編集、コメント、変更履歴、過去の版への復元に対応していると便利です。学外共有を広く許可すると誤共有のリスクも高まるため、共有できる相手やドメインを管理者が制限できるサービスが適しています。
すでに利用しているLMSやグループウェアと連携できれば、教材の登録やファイルの受け渡しを効率化できます。連携できないサービスを選ぶと、同じファイルを複数のシステムへ登録する作業が発生する可能性があります。
MoodleなどのLMS、Microsoft 365やTeams、Google WorkspaceやGoogle Classroomとの連携可否を確認します。シングルサインオンやアカウント管理システム、校務支援システム、バックアップ製品との接続も比較対象です。
連携機能が用意されていても、設定作業や対応プラン、利用できるアカウントの種類はサービスによって異なります。現在の利用環境と無理なくつなげられるかを事前に見極めることが大切です。
オンラインストレージの料金は、利用人数や契約容量、必要な機能によって異なります。現在の学生・教職員数だけでなく、保存するデータの種類や今後の増加も踏まえて契約規模を決めることが大切です。
オンラインストレージの料金体系は、主にユーザー課金、容量・プラン課金、使用量課金の3種類です。
料金体系 | 料金の決まり方 | 主な確認事項 |
|---|
ユーザー課金 | 契約する利用者数に応じて料金が変わる | 最低契約人数、学生・ゲストの課金対象 |
容量・プラン課金 | 契約容量や利用機能で料金が決まる | ユーザー上限、容量追加の単位、プラン変更条件 |
使用量課金 | 保存量や利用量に応じて料金が変わる | 最低利用量、データ転送、API利用、最低保存期間 |
ユーザー課金では、最低契約人数やゲスト利用者が課金対象になるかを確認します。容量を基準に契約する場合は、保存上限を超えた際の料金や、容量を追加できる単位も比較しておきましょう。
必要な契約規模は、アカウントを発行する人数と保存するファイルの種類から見積もります。教材や校務文書が中心の場合と、講義動画、高解像度画像、研究データを保存する場合では、必要な容量が大きく異なります。
現在保存しているデータだけでなく、毎年追加されるファイル、過去の版、バックアップなども考慮が必要です。現在の保存量に加え、年間の増加量や過去ファイルの保存期間も踏まえ、数年後まで不足しない容量を見積もりましょう。
サービスによっては、教育機関向けの専用プランや割引、無償利用枠が用意されています。ただし、学校や学習塾であれば必ず適用されるとは限りません。
対象となる教育機関の種類や利用者、保存容量、利用できる機能などを確認しましょう。無償プランではなく、一定期間の無料トライアルのみ提供されている場合もあります。試用できる場合は、管理画面の操作性や権限設定、ファイル共有の流れまで確かめると判断しやすくなります。
初期費用や月額料金のほかに、容量追加や導入作業で費用が発生する場合があります。学内ファイルサーバーからのデータ移行、アカウント登録、フォルダ・権限の設定、操作研修などが別料金になるケースもあるため注意が必要です。
SSOやAPI連携、バックアップ、監査・セキュリティ機能についても、標準機能に含まれるとは限りません。見積もりでは、容量追加、データ移行、外部サー ビス連携、導入支援、サポートまで含めた総額を比べましょう。
教育機関がオンラインストレージを導入する際の注意点
オンラインストレージを安全に運用するには、サービスを契約するだけでなく、保存する情報の区分やアクセス権限、アカウント管理のルールを整える必要があります。導入前に運用方法を決め、一部の授業や部署で検証してから利用範囲を広げると定着させやすくなります。
教材、学生名簿、成績情報、研究データでは、漏えいや改ざんが起きた場合の影響が異なります。文部科学省のガイドラインでも、学校が扱う情報資産を重要性に応じて分類し、それぞれに適した管理方法を定める考え方が示されています。
公開可能な教材と、個人情報や未公開の研究データを同じ共有領域に保存するのは避けましょう。データの機密性に応じて保存先や共有範囲を分け、誰が管理責任を持つのか、どの程度の期間保存するのかも決めておくことが大切です。
学部・学科・校舎・授業ごとに設定方法が異なると、必要以上に広い範囲へファイルが共有されるおそれがあります。学生は閲覧のみ、担当教員は編集可能、事務職員は特定の校務文書だけにアクセスできるなど、利用者の立場に応じた基準をそろえます。
フォルダを作成する担当者や、学外共有を許可できる管理者も明確にしておきましょう。情報の分類とアクセスする利用者を対応させ、想定していない第三者からのアクセスを防ぐことが求められます。
卒業・退学・退職後もアカウントが有効なままだと、学内データへアクセスされる可能性があります。対象者を把握したうえで、アカウントの停止日、共有グループから外す時期、端末や認証情報の回収手順を決めておきます。
本人の保存領域に教材や校務文書が残っている場合は、停止前に組織の共有領域へ移す必要があります。文部科学省のガイドラインでも、異動や退職時には利用していた情報資産を返却させ、IDを速やかに停止する必要があると示されています。
共有リンクの送信先や公開範囲を誤ると、教材や個人情報が意図しない相手に閲覧されるおそれがあります。学外共有の承認ルールを設け、共有期限やパスワード、ダウンロード制限を利用できる場合は、データの重要度に合わせて設定します。
オンラインストレージは通信環境やサービスの稼働状況に左右されるため、利用できなくなった場合の対応も必要です。授業や校務を継続するために必要なファイルを整理し、代替手段やバックアップ、障害時の連絡経路を定めておきましょう。クラウド利用者側にも運用体制を整え、インシデントやサービス停止に備える責任があります。
最初から全校で導入すると、権限設定やフォルダ構成の問題が見つかった際に、修正範囲が大きくなります。まずは利用目的が明確な授業や部署を選び、教材の共有、ファイルの提出、アカウント追加・停止などの流れを試します。
試行期間中は、教職員や学生が迷った操作、共有ミスが起きやすい設定、必要なサポートを整理します。その結果をもとに運用マニュアルや権限設定を見直してから対象を広げると、管理者と利用者の負担を抑えやすくなります。文部科学省も、教育機関の実態に合わせたセキュリティポリシーと実施手順の整備・見直しを求めています。
教育機関向けオンラインストレージに関するよくある質問
教育機関でオンラインストレージを利用する際は、無料サービスの扱いや容量制限、既存システムとの使い分けなどが疑問になりやすいものです。ここでは、導入前に押さえておきたい内容を解説します。
無料のオンライン ストレージを学校で利用しても問題ありませんか？
無料サービスを利用できるかは、教育機関の規程やセキュリティ要件、サービスの利用条件を踏まえて判断する必要があります。特に、教職員が個人向けサービスを独自に利用すると、管理者が保存場所や共有範囲を把握できないおそれがあります。
学生名簿や成績情報などを扱う場合は、組織によるアカウント管理、アクセス権限、操作ログ、データの保存場所などを確認する必要があります。教育機関向けの無償プランも、利用資格や機能に条件が設けられているため、一般向けの無料サービスと区別して検討しましょう。文部科学省も、教育現場の特性を踏まえた情報セキュリティポリシーの策定・見直しを求めています。
大学で利用するOneDriveの容量に上限はありますか？
上限は、大学が契約するMicrosoft 365 Educationのプランや、管理者が設定する割り当てによって異なります。
Microsoft 365 Educationでは、OneDrive・SharePoint・Exchangeで共有する100TBのプールストレージが教育機関のテナントに提供されます。無料のOffice 365 A1ユーザーについては、プールストレージの範囲内で、1人あたりのOneDrive上限を最大100GBとして管理者が設定できます。学生が実際に利用できる容量は大学ごとに異なるため、学内の案内や管理部門での確認が必要です。
Google DriveとOneDriveはどちらが教育機関に向いていますか？
どちらかが一律に優れているわけではなく、現在利用している業務環境に合わせるのが基本です。
Google ClassroomやGoogleドキュメントを中心に授業を運営する場合は、Google Driveを含むGoogle Workspace for Educationが連携しやすいでしょう。Word、Excel、PowerPoint、Teamsを日常的に使う場合は、OneDriveやSharePointを含むMicrosoft 365 Educationが候補になります。
どちらも教育機関全体で共有する100TBの基本ストレージを提供していますが、追加容量やユーザーごとの割り当て、利用できる管理機能は契約内容によって異なります。共同編集のしやすさだけでなく、既存アカウントとの統合や管理者の運用負担まで比べることが大切です。
オンラインストレージだけでLMSの機能を代替できますか？
ファイルの保存や共有はできますが、一般的なオンラインストレージだけでLMSの全機能を代替するのは難しいでしょう。
LMSは、教材配布や課題提出に加えて、受講者の登録、学習状況の追跡、テスト、採点など、授業運営を管理するためのシステムです。オンラインストレージはファイル管理を主な目的としているため、たとえば大容量の講義動画や制作物はオンラインストレージに保管し、課題提出の期限管理や採点はLMSで行うといった役割分担で併用するのが実務的です。
卒業・退職後のアカウントや保存データはどうなりますか？
アカウントの停止時期やデータの保存期間は、教育機関の運用ルールとサービスの設定によって異なります。卒業・退職後にアクセスできなくなる可能性があるため、必要なデータは事前に移行しておく必要があります。
個人の保存領域に校務文書や研究資料を残すと、アカウント停止後に引き継げないおそれがあります。組織が所有する共有領域へ移す、後任者へ所有権を移すなどの手順を決めておきましょう。Googleの共有ドライブでは、作成者が組織を離れてもファイルが残ります。OneDriveも、削除されたユーザーのファイルを保持する期間を管理者が設定できます。
まとめ｜教育機関向けオンラインストレージで安全なファイル共有を実現
教育機関向けオンラインストレージは、教材や校務文書、研究データ、授業動画などを安全に保存・共有するためのサービスです。共同編集、ファイル共有、大容量保管など、サービスによって得意な用途が異なります。
導入時は、利用人数や必要容量だけでなく、学生・教職員・学外関係者の権限管理、セキュリティ機能、既存システムとの連携、卒業・退職時のデータ移行まで含めて比較することが大切です。複数のサービスを比較し、自校の利用目的と運用体制に合うオンラインストレージを絞り込みましょう。
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