コンサルティング業界向けオンラインストレージおすすめ7選｜選び方や注意点も解説

ゲスト招待で顧客と安全にファイルを共有したいコンサルティング会社向け

強み
・提案書や見積書などに直接コメントを残し、やり取りを一本化
・顧客をゲストとして招待し、必要なファイルだけを共有
・外出先の端末はデバイス認証で管理し、不正アクセスのリスクを低減

株式会社ダイレクトクラウドが提供するDirectCloudは、法人向けクラウドストレージです。提案書や見積書、仕様書といった案件ごとの資料をまとめて管理でき、フォルダやファイルの単位で「オーナー」「編集者」「閲覧者」など最大7段階のアクセスレベルを設定できます。案件や担当者ごとに異なる共有範囲を使い分けられるほか、ISMS認証（ISO/IEC27001）を取得しており、法人利用を想定したセキュリティ対策も講じられています。

顧客との資料共有は、社外の関係者をゲストとして招待する形で行えるため、担当者ごとにメール添付でファイルをやり取りする手間がかかりません。外出先で使う端末はデバイス認証で管理できるため、客先訪問の多いコンサルタントでも、不正アクセスのリスクを抑えながら必要な情報にアクセスできます。

取引先ごとにフォルダを分けて安全に共有したいコンサルティング会社向け

強み
・取引先ごとにフォルダを分けて管理し、案件が増えても迷わず整理
・未導入の取引先ともユーザーIDやダウンロードリンクでやり取り
・共有リンクに有効期限やパスワードを設定し、情報漏えいリスクを低減

株式会社kubellストレージが提供するセキュアSAMBAは、法人向けのオンラインストレージです。フォルダ構成はツリー状で、社内の部署だけでなく社外の取引先ごとに分けて管理できるため、案件が増えてもファイルが散在しにくくなります。ISO/IEC27001など複数の第三者認証を取得し、AWS東京リージョンでの国内データ保管やランサムウェア対策機能も備えています。

取引先がセキュアSAMBAを導入していなくても、ユーザーIDの発行やダウンロードリンクでやり取りできるため、案件ごとに共有範囲を細かく管理できます。士業事務所の事例では顧問先への共有作業を自動化した実績もあり、顧客対応の多いコンサルティング会社でも運用しやすいサービスです。

独自のセキュリティルールに合わせて外部共有を統制したいコンサルティング会社向け

強み
・フォルダごとにオーナーや編集者などのアクセス権限を細かく設定
・Box Relayを活用して外部共有の申請フローを構築可能
・Box APIで自社のポリシーに合わせた独自の管理体制も構築可能

株式会社Box Japanが提供するBoxは、法人向けのクラウドコンテンツ管理基盤です。フォルダごとにオーナーや編集者などのアクセス権限を設定でき、Box Relayを活用すれば外部共有用フォルダの作成申請などのワークフローを構築できます。Box APIを使えば、既存の業務システムと連携した独自の管理体制も設計できます。

数千社の顧客とファイルをやり取りする専門サービス企業の事例では、Box APIを使い、外部共有フォルダのファイル名と案件コードを自動照合し、一致しなければファイルを強制退避する誤共有対策を独自に構築しています。案件終了後はアクセス権を見直してナレッジ活用につなげる運用もあり、複数案件を抱えるコンサルティング会社の参考になります。

案件ごとにプロジェクトフォルダを分けて外部共有したいコンサルティング会社向け

強み
・プロジェクトフォルダで案件ごとに社内外のメンバーを招待し共有範囲を管理
・共有リンクにパスワードや有効期限を設定し、誤共有リスクを低減
・上長承認ワークフローで送信前の確認体制を構築

ファイルフォース株式会社が提供するFileforceは、国産の法人向けクラウドストレージです。「プロジェクトフォルダ」機能では、案件ごとに社内外のメンバーをメールで招待でき、フォルダ単位でメンバーごとに閲覧・アップロード・編集などのアクセス権限を個別に設定できます。既存のファイルサーバーと同じフォルダ構成のまま移行できる点も特徴です。

案件ごとの資料をやり取りする際は、共有リンクにパスワードや有効期限、IPアドレス制限を設定できるため、第三者へ意図せず共有されるリスクを抑えられます。加えて上長承認ワークフローを使えば、送信前に確認するプロセスを設けられるため、誤送信のリスクを抑えながら顧客対応を進められます。

外出先でも社内と同じ感覚で資料を確認したいコンサルティング会社向け

強み
・選択型同期でよく使うファイルだけ端末に同期し、容量を圧迫せず利用
・ファイルリクエスト機能で顧客からの資料受け取りを1つのリンクに集約
・共有リンクにパスワードや有効期限を設定し、公開範囲を調整

Dropbox Japan株式会社が提供するDropbox Businessは、法人向けクラウドストレージです。ファイルは自動で同期され、Windows・Mac・スマートフォンなど端末を問わず利用できます。よく使うファイルだけを端末に残す「選択型同期」機能もあり、ノートPCの容量を圧迫せず外出先でも必要な資料へアクセスできます。

資料を受け取る場面では、ファイルリクエスト機能を使えばDropboxアカウントを持たない相手からも指定フォルダへ直接ファイルを送ってもらえるため、メールでの受け渡しによる散逸を防げます。共有リンクにはパスワードや有効期限を設定でき、案件ごとに公開範囲を調整できるため、複数案件を並行して担当するコンサルタントでも情報管理を行いやすいでしょう。

ユーザー数無制限でコストを抑えながら顧客と共有したいコンサルティング会社向け

強み
・容量ベースの料金体系で、ユーザー追加による料金を抑えやすい
・プロジェクトフォルダで社外ユーザーにも案件単位でアクセス権を付与
・共有リンクにパスワードや有効期限、ダウンロード回数を設定し漏えいリスクを低減

使えるねっと株式会社が提供する使えるファイル箱は、ユーザー数ではなく容量を基準に料金が決まる法人向けクラウドストレージです。WindowsのエクスプローラーやMacのFinderから操作できるため、既存のファイルサーバーに近い操作感で利用できます。ISO27001認証を取得した国内データセンターでデータを保管し、AES256による暗号化や2要素認証にも対応しています。

外部とのやり取りには、プロジェクトフォルダを作成して社外ユーザーにアクセス権を付与する方法と、共有リンクを発行する方法の2通りがあり、リンクにはパスワードや有効期限、ダウンロード回数の制限を設定できます。ユーザー数が増えてもユーザー追加による料金は変わらないため、担当する顧客数の増減が多いコンサルティング会社でも、必要に応じて社内外のユーザーを追加しやすいでしょう。

案件ごとのワークスペースで顧客との共有範囲を一括管理したいコンサルティング会社向け

強み
・ワークスペース単位でまとめて権限設定し、ファイルごとの個別設定が不要
・ワークスペースの権限設定をCSVで一括出力し、共有状況を横断的に把握
・端末にファイルを同期しない仕組みで、紛失時の情報漏えいリスクを低減

株式会社yettが提供するEveridaysは、ユーザー数無制限の国産クラウドストレージです。社内外のメンバーとの共有は「ワークスペース」単位で設定でき、案件やプロジェクトごとにスペースを分けることで、ファイルを一つひとつ個別設定する手間なく閲覧・編集権限をまとめて管理できます。国内データセンターにデータを保管し、ファイルは端末に同期しないため、デバイス紛失時の情報漏えいリスクも抑えられます。

組織内のワークスペースが増えると、誰にどこまで共有しているか把握しづらくなりますが、Everidaysは各ワークスペースのユーザーや権限設定をCSVで一括出力できます。外部の取引先と多数のワークスペースを共有しているコンサルティング会社でも、案件終了後に権限が残っていないかをまとめて確認しやすいサービスです。