小売業向け経費精算システム8選｜選び方や導入時の注意点も解説

領収書の回収・申請・承認を効率化したい多店舗小売業向け

強み
・スマホで領収書を撮影し、場所を問わず経費申請・承認が可能
・AIとオペレーターによる確認を組み合わせ、領収書を高精度にデータ化
・社内の経費ルールに沿った全明細のチェックや会計ソフトとの連携に対応

TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供するクラウド型の経費精算システムです。スマートフォンで領収書を撮影すると、日付・支払先・税率ごとの金額・登録番号などを自動でデータ化。申請・承認もスマホから行えるため、店舗スタッフが経費精算のために本部へ書類を提出したり、PCで入力したりする負担を抑えられます。

社内ルールに基づいてAIが全明細をチェックし、金額の異常やルール違反を検知できるのも特徴です。経費データは各社の仕訳条件に合わせてCSVの出力形式をカスタマイズでき、会計ソフトへの取り込みにも対応。実際に小売企業では、紙中心だった経費精算をペーパーレス化し、経費処理工数を約600時間削減した事例が公表されています。店舗数や従業員数が多く、申請者・承認者双方の作業負担を減らしたい企業に適しています。  

店舗と本部間の経費精算をペーパーレス化したい小売業向け

強み
・スマホアプリやWebから経費の申請・承認まで完結
・領収書のOCR入力やクレジットカード・電子マネーとの連携で手入力を削減
・電子帳簿保存法への対応や会計ソフトとの連携で経理業務を効率化

マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の経費精算システムです。スマホアプリやWebから申請・承認を行えるほか、領収書のOCR入力、クレジットカードなどからの明細自動取得に対応。店舗スタッフが紙の申請書を作成して本部へ送付する手間を減らし、複数店舗から集まる経費申請をオンラインで処理しやすくなります。

電子帳簿保存法に対応した証憑保存にも利用でき、要件を満たして電子保存することで、紙の領収書管理に伴う負担を軽減できます。経費データから仕訳を作成し、マネーフォワード クラウド会計をはじめ、freeeや弥生会計、勘定奉行などの会計ソフトとの連携も可能です。 実際に150を超える店舗・拠点を持つ小売事業者では、経費精算の完全ペーパーレス化を実現し、30分以上かかっていた申請が5分ほどに短縮されたケースもあります。多店舗からの申請を本部で集約し、経費処理の負担を抑えたい小売企業に適したサービスです。

多店舗の経費データを一元化し、本部の管理負担を減らしたい小売業向け

強み
・店舗従業員の経費データを集約し、店舗ごとの支出状況を可視化
・場所を問わず経費の申請・承認ができ、領収書や請求書の電子化にも対応
・支出ルールの設定や領収書の自動取り込み、既存の会計システムとの連携が可能

Concur Expenseは、SAP Concurが提供するクラウド型の経費精算システムです。経費の申請内容の確認から処理、監査、支払いまでの効率化を支援し、経費データを一元管理できます。流通・小売業向けには、各店舗の経費や出張旅費などを集約して可視化できる仕組みを提供。店舗数が多く、拠点ごとの支出状況を本部でまとめて管理したい企業と相性のよいサービスです。  

スマートフォンなどから場所を問わず申請・承認でき、領収書の電子化によって手書きの精算書や糊貼り作業も削減できます。世界150カ国で4万6,000社以上に導入されており、フォーチュン500企業の75%以上が採用する実績があります。ある企業の事例では、経費申請にかかる時間を従来比83％削減できたとの調査結果も公表されています。多数の店舗やグループ会社を抱え、経費精算の標準化・効率化を進めたい小売企業と好相性です。

複数税率のレシート処理や店舗からの申請負担を減らしたい小売業向け

強み
・AI-OCRで領収書を読み取り、複数税率が混在する場合も税率ごとに仕訳を自動分割
・スマホアプリから経費の申請・承認まで対応
・二重申請の自動検知やインボイス登録番号の読み取り・判定で申請ミスを抑制 

バクラク経費精算は、株式会社LayerXが提供するクラウド型の経費精算システムです。複数枚の領収書をAI-OCRで一括読み取りできるほか、10％・8％など複数税率が混在する領収書も税率ごとに仕訳を自動分割します。スマホアプリから申請・承認できるため、店舗スタッフによる入力作業や、店長・本部担当者の承認業務をオンラインで進めやすい点も特徴です。

実際に、地域密着型のスーパーマーケットを展開する小売企業では、従来、申請者による税率の振り分けやインボイス登録番号の入力ミスが発生し、経理担当者が領収書と申請内容を1件ずつ照合していました。導入後はAIが税率や登録番号を読み取り、軽減税率の明細も自動で分けることで、この突き合わせ作業が不要に。スマホで承認できるようになり、申請から承認までのリードタイムも短縮されています。食品など複数税率の商品を扱い、経費精算件数が多い小売企業で力を発揮します。

店舗ごとに異なる申請・承認フローをまとめて管理したい小売業向け

強み
・スマホで領収書を撮影し、AI-OCRで取引年月日・金額・取引先名を自動入力
・所属部署や役職、申請金額などに応じて承認経路を自動で分岐
・申請内容から仕訳・FBデータを自動作成し、会計・振込業務を効率化

ジョブカン経費精算は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の経費精算システムです。経費の申請・承認から経理処理までをクラウド上で管理でき、スマホアプリやブラウザから場所を問わず操作できます。領収書をスマホで撮影すると、AI-OCRが取引年月日・取引金額・取引先名を読み取って入力を補助するため、店舗スタッフによる申請作業の負担軽減に役立ちます。

承認経路は申請者の所属部署・役職や金額、入力内容などに応じて自動で分岐できるため、店舗や部門ごとに異なる承認ルールにも対応しやすい設計です。経費精算フォームや明細行ごとに上限金額を設定でき、規定を超える申請の制御にも対応。さらに、申請内容をもとに仕訳・FBデータを自動作成できるため、承認フローの分岐が多い小売企業でも運用しやすいシステムです。  

店舗からの経費申請をペーパーレス化し、本部の処理負担を減らしたい小売業向け

強み
・スマホアプリやLINEから領収書を提出し、AI-OCRで明細を自動入力
・申請内容に応じた承認経路の分岐や、スマホ・Slackでの承認に対応
・インボイスの税区分処理や重複申請のチェックなど経理確認を自動化

freee支出管理 経費精算Plusは、freee株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。スマホで領収書を撮影して申請でき、AI-OCRによる明細の自動入力、交通系ICカードの読み取り、LINEでの証憑提出などに対応しています。申請経路を条件に応じて分岐できるほか、スマホやSlackから承認できるため、店舗スタッフと本部の間で発生する経費申請・承認をオンライン化しやすい点が特徴です。  

経理側では、税率に応じた仕訳の自動作成や経費申請の重複チェックにも対応しています。実際に、ECに加えて実店舗を展開する小売企業では、freee会計やfreee経費精算などを活用し、店舗が8店舗まで増えるなかでも経理プロセスを効率化。従来は本社に集めていた紙書類も、現在ではほぼゼロになるまでペーパーレス化しています。店舗数の拡大に伴う経費処理の負担を抑えたい小売企業におすすめです。

店舗・部門ごとの承認ルールに合わせて経費精算を効率化したい小売業向け

強み
・スマホで領収書を撮影し、AI-OCRで金額・取引先・日付を自動入力
・金額や勘定科目、負担部門などの条件に応じて承認フローを設定可能
・自動仕訳や会計ソフト連携、申請ルール違反・二重申請のチェックに対応

楽楽精算は、株式会社ラクスが提供するAI搭載のクラウド型経費精算システムです。専用アプリで領収書を撮影すると、AI-OCRが金額・取引先・日付を自動でデータ化し、そのまま申請できます。スマートフォンから申請・承認できるほか、申請ルール違反や二重申請をチェックする機能も備えており、店舗スタッフの入力負担や承認者による確認作業を減らせます。

承認フローは精算種別だけでなく、金額・勘定科目・負担部門などの条件に応じて柔軟に設定できます。 店舗や部門ごとに承認ルートが異なる小売企業でも、自社の運用に合わせやすい点が特徴です。さらに、勘定科目や税区分の自動振り分け、仕訳データの作成、会計ソフトへのCSV連携にも対応。金額・勘定科目・部門など条件に応じて承認フローを柔軟に設定したい小売企業に適しています。

店舗からの領収書提出を電子化し、本部の確認作業を減らしたい小売業向け

強み
・スマホで撮影した領収書をAI-OCRで読み取り、入力作業を効率化
・入力ルールの設定や適格事業者登録番号の自動確認で申請ミスを抑制
・申請・承認から仕訳データ生成、会計システム・ERP連携まで対応

invox経費精算は、株式会社invoxが提供するクラウド型の経費精算システムです。スマホで撮影した領収書をAI-OCRで読み取れるほか、交通費は経路検索から登録でき、定期券区間を考慮した精算にも対応しています。申請・承認はクラウド上で行えるため、店舗スタッフが紙の領収書や申請書を本部へ提出する運用を見直しやすく、店舗と本部の双方で経費精算の負担を軽減できます。

入力ルールを設定して申請ミスや差し戻しを抑えられるほか、適格事業者登録番号の読み取り・照合、申請内容からの仕訳データ自動生成にも対応。生成した仕訳データは会計システムやERPへ連携でき、経理処理まで効率化できます。電子帳簿保存法にも対応しているため、複数店舗から集まる領収書の管理をペーパーレス化し、本部での確認・仕訳作業をまとめて効率化したい小売企業に向いています。