建設業向け契約書管理システムおすすめ5選｜選び方や導入時の注意点も解説

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。契約書の締結から文書管理まで対応しており、立会人型の電子署名に加え、電子証明書を用いた当事者型電子署名も利用できます。

建設業向けには、建設業法施行規則に基づく電磁的措置の基準を満たしていることが確認されています。電子帳簿保存法への対応も案内されているため、請負契約書や協力会社との契約書を電子化したい企業に向いています。

また、紙の契約書を取り込んで管理できるスキャン文書管理や、閲覧制限、ワークフロー固定、API連携などにも対応。紙の契約書が残る運用にも対応したい建設会社の候補になります。

マネーフォワード クラウド契約は、株式会社マネーフォワードが提供する契約書管理・電子契約サービスです。契約書の作成から申請・承認、締結、保管・管理までを1つのサービス上で行えるため、契約業務の効率化と内部統制の強化を図れます。

紙の契約書や他社の電子契約サービスで締結した契約書も一元管理でき、AI-OCRによる契約情報の自動入力、契約期間のアラート通知、締結済み契約書の検索・ダウンロードにも対応しています。工事ごとに契約書や関連書類が増えやすい建設業でも、契約情報を台帳化し、更新期限や確認漏れを防ぎたい場合に活用しやすいでしょう。

また、IPアドレス制限やユーザー権限設定、シングルサインオンなどのセキュリティ機能も用意されています。契約件数が多い企業や、法務・総務・経理など複数部門で契約書を管理したい企業にも候補となるサービスです。

LegalOnは、株式会社LegalOn Technologiesが提供する、法務業務向けのAIサービスです。契約書レビュー、契約書管理、案件管理、電子契約、ひな形の活用などに対応しており、契約業務を幅広く支援します。導入実績はグローバルで8,500社以上です。

契約書管理では、電子契約と紙の契約書をまとめて管理でき、締結済み契約書を検索しやすいデータベースとして整理できます。契約開始日・終了日・自動更新の有無などをAIが抽出するため、工事ごとに契約書が増えやすい建設業でも、契約情報の確認や更新期限の管理を効率化しやすい点が特徴です。

契約書の保管だけでなく、契約審査や法務案件の管理にも対応しているため、契約業務の属人化を防ぎたい企業にも向いています。

WAN-Signは、株式会社NXワンビシアーカイブズが提供する電子契約・契約管理サービスです。電子契約の締結に加え、紙とデジタルの契約書を一元管理できる点が特徴で、契約書の検索や閲覧権限の設定にも対応しています。

紙の契約書については、電子化作業だけでなく、原本を情報管理センターで保管する運用も可能です。建設業では、工事請負契約書や協力会社との契約書など、紙の書類が残りやすいため、既存の紙契約書と電子契約書を同じ台帳で扱いたい企業に向いています。

契約管理機能では、他社の電子契約サービスで締結したPDFの登録、電子帳簿保存法対応、リマインドメール、関連契約の親子紐づけ、フォルダごとのアクセス制限などを利用できます。プランによっては、AIによる管理台帳の自動作成にも対応しているため、契約件数が多い企業でも確認や更新管理を進めやすいでしょう。

freeeサインは、フリー株式会社が提供する電子契約サービスです。契約書の作成・送信・締結・保管までをオンライン上で完結でき、契約業務のペーパーレス化や作業負担の軽減に役立ちます。

機能面では、Word形式のテンプレート登録、上長承認を挟む押印プロセスの設定、ユーザー権限管理、フォルダごとの閲覧制限に対応しています。建設業では請負契約書や業務委託契約書、売買契約書など複数の契約書を扱うため、社内確認の流れを整えながら契約業務を進めたい企業に適しています。

また、受領した電子ファイルや紙で締結した文書をまとめて保管でき、電子帳簿保存法への対応も案内されています。建築建設工事での利用例として、秘密保持契約書、業務委託契約書、請負契約書、売買契約書、雇用契約書が挙げられています。