不動産会社が選ぶべきおすすめ契約書管理システム5選｜導入メリットも！
更新日 2025年05月12日
不動産業界では、契約書をはじめとする重要書類の管理が日々の業務を圧迫しています。特に中小規模の不動産会社では、紙の契約書が依然として主流であり、作成から押印、郵送、保管に至るまで、多くの時間とコストを費やしています。
例えば、賃貸借契約や売買契約など、一つの取引だけでも何種類もの書類が必要で、そのたびに担当者が手作業で処理を行います。このため契約締結までに日数がかかり、顧客を待たせてしまうケースも珍しくありません。また、契約更新日や期限管理のミスなど、人的なミスが起こりやすい状況でもあります。
最近では2022年5 月の法改正により、不動産取引においても電子契約が全面的に解禁されました。こうした法的環境の変化を受け、多くの不動産会社で契約書をオンラインで管理・運用できる「契約書管理システム」への関心が高まっています。
本記事では、不動産業界特有の契約業務の課題を明確にし、その解決策として契約書管理システムがどのような効果をもたらすのかを分かりやすく解説します。自社に最適なサービス選びの参考にしていただければ幸いです。
不動産契約業務でよくある課題
不動産会社、特に中小企業では、契約書の管理にさまざまな課題があります。ここでは、その課題を整理し、小見出しを使いながらわかりやすく解説します。
①書類が多すぎて管理が煩雑になる
不動産業では、売買契約書や賃貸借契約書、重要事項説明書など、契約ごとに大量の書類を扱います。そのため紙ベースでの管理では、書類が増えるほど整理や保管が煩雑になり、必要な書類を探し出すのに手間がかかります。複数の物件や取引先を抱えている場合、この煩雑さはさらに深刻になります。
②契約締結までに時間がかかる
契約書を紙で作成すると、印刷・捺印・郵送・回収といったプロセスが必要になり、契約締結まで多くの日数を要します。特に顧客との日程調整が難しい場合は契約締結までの期間が伸びてしまい、売上の確定が遅れたり、取引の機会自体を失ったりするケースも少なくありません。
③ヒューマンエラーのリスクが高い
紙の契約書を扱う場合、どうしても人的ミスのリスクが伴います。書類への記載ミスや記入漏れ、重要事項説明の漏れなどは、契約そのもののトラブルにつながる恐れがあります。また、契約更新の期限管理を人の手で行っている場合は、期限の見落としにより契約が自動的に更新されてしまったり、反対に失効してしまっ たりするトラブルも起きやすくなります。
④保管スペースの問題と紛失リスクがある
契約書は法的に重要な書類であり、原本を安全に保管する必要があります。紙で管理すると、キャビネットや倉庫の物理的なスペースが必要となり、中小企業にとってはオフィススペースやコスト面で大きな負担となります。また、紙の契約書は紛失や破損の可能性があり、重要な契約情報を失うリスクも避けられません。
⑤収入印紙などのコスト負担が大きい
紙の契約書を使うと、契約内容に応じて収入印紙税がかかります。特に不動産の売買契約など金額が大きな取引では、印紙代だけでも数万円規模の出費となります。紙契約を続ける限り、このコストを削減することはできません。
これらの課題を解決するために、最近では契約書管理システム（クラウド型の電子契約サービス）への注目が高まっています。
契約書管理システムとは？不動産業界での役割
ここまで不動産業界が直面する契約書管理の課題を見てきましたが、これらの問題を解決するための有効な手段が「契約書管理システム」です。ここでは、「そもそも契約書管理システムとは何か？」を初心者向けにわかりやすく説明し、不動産業界での役割やメリットについてお伝えします。
契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、契約書の作成から締結、保管、管理までをインターネット上（クラウド）で完結させるサービスです。従来、紙ベースで行っていた作業を電子化することで、契約業務全体を効率的に進められます。
具体的には、クラウド上で契約書を作成して、オンラインで相手方に送付します。相手方はパソコンやスマートフォンで内容を確認して、電子署名（電子捺印）で簡単に契約を結べる仕組みです。対面や郵送による手間や時間がなくなり、業務効率が格段に上がります。
不動産業界における契約書管理システムの役割
不動産業界向けの契約書管理システムは、業界特有の契約形態や法律に対応した機能を備えています。例えば、賃貸契約や売買契約の書類、重要事項説明書など、不動産取引に欠かせない書類を電子化し、宅建業法に準拠した書式で安全に管理できます。
また、契約書の電子化により、取引先やお客様とのやり取りがスピーディーになり、契約成立までの日数が大幅に短縮されます。さらに、契約書類をすべてデジタルで保管することで物理的な紛失・破損などのリスクも抑えられるのが魅力。
その他にも、契約更新期限の自動通知機能により、うっかり期限を見落としてしまうというトラブルを防ぐことも可能になります。
このように、契約書管理システムは不動産業界が抱える多くの課題を解決し、契約業務を安全かつ効率的に管理できる重要なツールとして役立ちます。
契約書管理システム導入のメリット（不動産業界向け）
契約書管理システムを不動産会社が導 入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、特に中小の不動産企業にとってわかりやすく、不動産業界特有の視点を交えながらメリットを整理してお伝えします。
1. 契約手続きがスピーディーになり、取引機会が増える
不動産業界では「契約締結のスピード」が取引成立を左右することも少なくありません。契約書管理システムを利用すれば、重要事項説明や売買・賃貸借契約の書面交付をオンライン上で迅速に行えるため、競合他社より早く契約手続きを完了できます。例えば、賃貸物件の申し込みから契約締結までの期間を大幅に短縮できるため、入居希望者の獲得チャンスも広がります。
2. 収入印紙税のコスト削減効果が特に大きい
紙の契約書を使用していた従来の方法では、不動産取引の契約書は金額が高額になるため、数万円以上の収入印紙税がかかることも珍しくありません。しかし、電子契約に移行すると収入印紙税が不要になるため、特に売買契約が多い不動産会社にとって大きなコスト削減効果があります。中小企業においても、この印紙代節約はじわじわと効いてくるため魅力的です。
3. 顧客対応がスムーズになり、顧客満足度が向上する
不動産の顧客は契約時に多くの書類や手続きにストレスを感じやすい傾向があります。契約書管理システムなら、契約書類をオンラインで送受信でき、顧客も自宅で簡単に内容確認・署名が可能です。特に遠方や海外在住のお客様でも対応がしやすく、対面での押印のために来店する手間も省けるのも嬉しいポイントです。
4. 契約書紛失や期限切れのリスクを最小限に抑えられる
賃貸契約では、更新期限や契約満了日の管理が非常に重要です。紙の契約書では、期限管理を手作業で行うため期限の見落としリスクがありますが、契約書管理システムを導入すれば、期限管理を自動で行い、担当者に通知が送られます。そのため、更新漏れなどのトラブルを未然に防ぐことができます。また、契約書の電子保管により紛失の心配もなくなります。
5. 不動産業界特有の法令遵守に確実に対応できる
不動産業界 は宅建業法をはじめとする特有の法律や規制が多く、厳密な管理が求められます。契約書管理システムの多くは、宅建業法に準拠した書式や手順を組み込んでおり、重要事項説明や契約締結などの手続きを法令に則して安全に実施できます。契約内容の記録がシステム上に残るため、トラブル発生時にも証拠提示が容易で、コンプライアンス対応を確実に行えます。
このように契約書管理システムの導入は、不動産会社にとってスピードアップ、コスト削減、顧客満足度向上、リスク軽減、コンプライアンス強化という多方面で大きなメリットをもたらします。
契約書管理システム選びのポイント（不動産業界向け）
契約書管理システムを導入する際に、多くのサービスの中から自社に最適なものを見つけるのは簡単ではありません。特に中小規模の不動産会社にとって、無駄なく効果的にシステムを選ぶためのポイントを、具体的にご紹介します。
1. 必要な機能がしっかり揃っているかを確認する
契約書管理システムには多彩な機能がありますが、不動産業務で特に必要な機能を備えているかを確認しましょう。例えば、賃貸業務がメインの会社ならば、賃貸借契約や更新通知機能が必須ですし、売買仲介を行っている場合は重要事項説明書の電子交付に対応しているかが重要です。機能が多すぎても現場で使いこなせないことがあるため、操作の分かりやすさや画面の使いやすさもチェックするのがおすすめです。
2. セキュリティ対策とサポート体制を重視する
契約書管理システムは契約という重要な情報を扱うため、セキュリティ面での対策は必ず確認しましょう。具体的には通信の暗号化やアクセス制御、ユーザーごとの操作ログ管理などが整備されているかがポイントです。また、中小企業の場合はIT担当者がいない場合もあるため、導入後の操作方法やトラブル時のサポートが迅速で丁寧なサービスを選ぶと安心です。
3. 不動産業務との相性の良さを確認する
不動産業務は業界特有の契約スタイルがあるため、一般的な契約システムでは十分に対応できない場合があります。例えば、賃貸契約であれば三者間契約や更新手続きがスムーズにできることが重 要です。売買契約の場合は重要事項説明書をクラウド上で確実に交付できる仕組みが必要となります。強いこだわりがない場合は、不動産業界向けに特化した機能を提供しているサービスを選ぶのがよいでしょう。
4. 他の業務システムとの連携が可能かチェックする
契約書管理システムは単独で使うよりも、物件管理ソフトや顧客管理システム（CRM）、会計ソフトなどと連携できると業務効率がさらに向上します。例えば、顧客情報を契約システムとCRMで連動させると、二重入力の手間を減らすことが可能です。すでに利用しているシステムとの連携実績があるサービスを選ぶと、スムーズに業務フローに組み込めます。
5. 導入実績や費用対効果を考える
契約書管理システムの信頼性や使いやすさを判断するには、導入実績や口コミ、評価も大切な判断材料となります。同じような規模や業態の不動産会社での導入事例を確認すると、自社での活用イメージが湧きやすくなります。また、初期費用や月額料金など、自社の予算に適しているかも重要です。費用に見合った効果が期待できるか、無料トライアル期間を利用して慎重に検討すると良い でしょう。
これらのポイントを参考にすれば、自社にとって最適な契約書管理システムを無理なく導入することができます。
おすすめの契約書管理システム（不動産業界向け）
ここからは、不動産業界でよく使われている契約書管理システムをいくつかピックアップし、その特徴をわかりやすく解説します。具体的なイメージを掴みながら、自社に合ったシステム選びの参考にしてください。
このように、不動産業界向けの契約書管理システムには多様な特徴があります。自社の業務スタイルや規模、目的に応じて、最適なシステムを選びましょう。
まとめ：契約業務をデジタル化しましょう
本記事では、不動産業界における契約書管理の課題を整理し、その課題解決策として契約書管理システムの特徴やメリット、選び方のポイントを詳しく解説しました。
契約書管理システムを導入すれば、契約書類の作成・管理から締結までの一連の業務をオンラインで効率よく行えるようになります。紙ベースでの煩雑な業務フローから脱却することで、業務スピードが向上し、コスト削減や顧客満足度アップにもつながります。
また、契約の電子化によって収入印紙代を節約したり、法的トラブルを防止する効果も期待できます。さらに、コンプライアンス対策としても強力なツールとなるため、中小の不動産会社が安心して業務を進められる環境が整います。
大切なのは、自社にとって無理のない範囲で自然に導入を進めていくことです。まずは自社の課題を整理し、この記事で紹介したポイントを参考に、自社に合ったシステムを検討してみましょう。契約書管理システムの導入が、不動産会社の競争力を高め、業績向上への大きな一歩になることを願っています。