OPTiM 文書管理にファイルをアップロードすると、AIが日付や金額といった指定した情報を自動抽出し、エクセル形式の管理台帳へ反映。担当者がゼロから入力する必要がなく、文書の改廃作業や締切管理に割いていた時間を大幅に圧縮できます。処理後すぐにアラートを出す機能も搭載し、期限切れや更新忘れのリスク低減にも役立ちます。

各文書の種類に合わせて抽出したい項目を詳細に指定可能。稟議書なら「承認者」「申請部署」「決裁日」など、契約書なら「契約締結日」「契約金額」「更新期限」などをプロンプトとして設定することで、多岐にわたる書類タイプに対応可能。既定のフォーム以外にも柔軟にトレーニングできるAIが、日々の管理を効率化しつつ正確性を高めます。

アップロードされた文書をキーワードやフレーズで検索でき、任意のテキストが含まれる書類を即座に発見。契約書や議事録など、大量の電子ファイルを扱う場面でも必要文書を素早く探し当て、閲覧・ダウンロードが可能。更新履歴も含めたログ管理を備えるため、コンプライアンス順守と業務効率を両立します。