部署やチーム単位でアクセス制限を掛けながら、文書を一元保管。バージョン管理機能が自動的に働き、最新版の取り違えが起きにくい点が優秀です。図面や動画など容量の大きなファイルも取り回せるため、多種多様な形式の社内資料を統一ルールで管理できます。情報漏洩リスクを抑えつつ、資料探しの時間を短縮し、業務効率が向上します。

外部の委託先や共同で事業を進めるビジネスパートナーとも、選択した文書だけを安全に共有できる仕組みがあり、大きなファイル送付や受領のステータスを管理画面で確認可能。受領確認作業が不要になり、メールのやり取りを大幅に減らせます。円滑なコミュニケーションを保ちつつ、機密情報の管理レベルを下げることなく協力体制を築けるのがポイントです。

ファイルの保存期間や更新期限などを細かく設定し、期限が来たら自動的にアーカイブしたり、削除できる機能が充実。コンプライアンス要件や社内規定に合わせて保管管理を自動化することで、人手によるミスや更新漏れを防ぎます。どのファイルがいつまでに処置が必要かも一覧で把握でき、文書管理担当者の負荷を軽減します。