活文 Contents Lifecycle Managerでは簡易検索、属性検索、全文検索、絞り込み検索の4種類を利用できるため、大量の文書からでも必要な資料を最短で探し出すことが可能です。複雑な条件を設定すればピンポイントで文書を絞れるほか、キーワードでざっくり検索するなど、ユーザーのスキルや状況に合わせて使い分けられるのが強みです。

必要に応じて文書原本のダウンロードを禁止し、画面閲覧のみ許可する設定が行えます。これにより、社内の閲覧権限は付与していても、実際のファイルを外部へ持ち出されるリスクを極力減らせる設計です。さらにアクセスログを細かく記録する監査証跡機能もあり、万一のセキュリティインシデント時の追跡を容易にします。

各種Officeファイルからスキャンした紙文書の電子データまで、多彩なフォーマットを一元管理できます。部門ごとにばらばらだった管理形態を統合し、組織横断的な文書利用を促進。スキャン取り込みの仕組みも整備されているため、ペーパーレス化の大きな一歩を踏み出したい企業にも導入しやすいでしょう。